Jak rozpocząć e-mail do wykładowcy? Podstawowe informacje
Nowi studenci stają przed wieloma wyzwaniami na początku swojego pierwszego roku akademickiego. System nauczania zmienia się, godzina zajęć jest dłuższa niż szkolna lekcja, a do tego studenci muszą się zmierzyć z osobami o różnych stopniach naukowych. Jedną z najpopularniejszych metod kontaktowania się z wykładowcami i pracownikami akademickimi, jest droga mailowa. Na pierwszych zajęciach każdy prowadzący podaje informacje o konsultacjach oraz adres e-mail, pod którym można się z nim skontaktować. Zapisanie go jest kluczowe, bo nie każdy prowadzący korzysta z oficjalnej uniwersyteckiej poczty.
Rozpoczęcie maila i tytuł wiadomości jest równie istotny, co sama treść. Rozpoczynając maila, trzeba pamiętać o kilku najważniejszych zasadach:
- tytuł maila powinien informować o przedmiocie sprawy, warto także dodać informację, o jakie zajęcia chodzi,
- nigdy nie należy rozpoczynać wiadomości od „witam”,
- warto upewnić się dwa razy, czy używany stopień naukowy jest poprawny,
- najlepiej rozpocząć oficjalnym przywitaniem lub zwrotem grzecznościowym z uwzględnieniem stopnia naukowego, na przykład „Szanowny Panie Profesorze...”.
Po wstępnie należy jasno przedstawić cel wysłania maila, sformułować klarownie zapytanie oraz dodać informacje o przedmiocie, godzinie zajęć i grupie, do której się należy. Maila najlepiej zakończyć słowami „z poważaniem/z wyrazami szacunku”, razem z podpisem. W przypadku przesyłania pracy zaliczeniowej warto poprosić także o potwierdzenie odbioru wiadomości.
Mail do wykładowcy - krok po kroku
Istnieje wiele sytuacji, w których musisz wysłać e-mail do swojego profesora: Zadawanie pytania, pytanie o swoje oceny, informowanie o opuszczonych zajęciach itp. Jeśli zastanawiasz się, jak napisać e-maila do profesora, poprowadzimy Cię, krok po kroku.
1. Upewnij się, czy wysłanie maila rzeczywiście jest niezbędne
Jeśli chcesz wysłać e-maila do profesora z pytaniem, najpierw sprawdź swój program nauczania. Szanse są całkiem spore, że znajdziesz odpowiedź. Syllabus zawiera informacje o obciążeniu pracą, zadaniach, terminach i nie tylko. Jeśli to jest coś, czego szukasz, nie musisz wysyłać e-maili i marnować czasu profesora. Twoi koledzy z roku są kolejnym cennym źródłem informacji, więc najpierw z nimi porozmawiaj, dopytaj, a potem kieruj uwagi do wykładowcy.
2. Określ w temacie, czego będzie dotyczyć wiadomość
Wiersz tematu określa, czy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, więc upewnij się, że jest jasny, zwięzły i na temat. Dobry wiersz tematu informuje profesora, o czym jest Twój e-mail. Tytuł maila może brzmieć, np.:
[Nazwa kierunku] - [rok] - [problem], czyli Psychologia rok II - Zaliczenie pracy XYZ
3. Rozpocznij e-mail odpowiednim tytułem. I zwrotem!
Rozpocznij e-mail do profesora odpowiednim i pełnym szacunku pozdrowieniem. Sprawdź dokładnie ich imię przed wysłaniem e-maila i upewnij się, że po powitaniu następuje przecinek. Nie zaczynaj maila od “Siema”, “Eloszka” (tak, to przykłady “z życia wzięte”). Jeśli wykładowca jest profesorem - nie tytułuj go magistrem, ani odwrotnie.
4. Przypomnij kim jesteś
Profesorowie mają wielu uczniów, więc ważne jest, aby podać im swoje imię i zajęcia, na które uczęszczasz. Pomaga to zaoszczędzić czas odbiorcy i zapewnia szybszą odpowiedź.
5. Wyślij zwięzłą wiadomość
Po przywitaniu się z profesorem i przedstawieniu się, nadszedł czas, aby zadać pytanie lub prośbę. Zachowaj zwięzłość i jasność, aby odbiorca mógł szybko zrozumieć, o co chodzi i jakich działań się od niego oczekuje.
6. Podpisz się na końcu maila
Zakończ mail podając informacje o sobie, w tym imię i nazwisko, kierunek studiów oraz grupę, jeśli to istotne, czyli np.:
Jan Kowalski,
Psychologia kliniczna i osobowości, rok II, gr. 4
Jak napisać email do profesora z zapytaniem o poprawkę?
Maile do wykładowców powinny być zwięzłe i profesjonalne. Kierując się powyższymi wskazówkami, można stworzyć maila do wykładowców w dowolnej sprawie. Pytając o poprawkę, warto przedstawić jasno swoją sytuację oraz powody, dla których nie udało ci się stawić na egzaminie lub go zaliczyć, a przed wysłaniem e-maila upewnić się, czy pisanie egzaminów poprawkowych w ogóle jest możliwe u danego prowadzącego. Jeśli wykładowca nie przewidział dodatkowych terminów - nie uwzględni twojej prośby.
Jak napisać mail do profesora w sprawie konsultacji?
Pisząc maila do prowadzącego w sprawie konsultacji, najpierw warto upewnić się, czy na pierwszych zajęciach nie pojawiła się informacja o godzinach, w których prowadzący jest dostępny dla studentów. W przypadku konsultacji online ważne jest dokładne opisanie sytuacji i wyklarowanie jasnych pytań do prowadzącego. Wiadomość powinna być napisana z szacunkiem do odbiorcy i odpowiednim zwrotem grzecznościowym.
Przykładowy mail do wykładowcy:
Temat: [Nazwa przedmiotu] - [kierunek studiów] - Prośba o konsultacje
Szanowny Panie Profesorze,
jestem studentem [rok oraz kierunek].
[Podaj powód spotkania, np]: Miałem pewne trudności z wyborem tematu mojej pracy naukowej i byłbym wdzięczny, gdybym mógł o tym z Panem porozmawiać podczas konsultacji.
[Poinformuj, że znasz godzin konsultacji, ale np. nie odpowiadają Ci lub nie są jasno wyznaczone]
Dziękuję za poświęcony czas i odpowiedź.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
[Kierunek i rok]
Jak napisać e-mail do profesora w sprawie nieobecności?
Na pierwszych zajęciach każdy prowadzący informuje o możliwej ilości godzin nieobecnych, zwłaszcza jeśli są to ćwiczenia. To obowiązkiem studenta jest przestrzeganie tych wytycznych. W przypadku innego rodzaju nieobecności, na przykład na egzaminie, konieczne jest usprawiedliwienie swojej nieobecności poprzez L4 lub inny dokument.
Przykładowy mail do wykładowcy:
Temat: [Nazwa przedmiotu] - [kierunek studiów] - Nieobecność na zajęciach
Szanowny Panie Profesorze,
jestem studentem [rok oraz kierunek].
[Podaj powód nieobecności oraz informację o tym, dlaczego musisz usprawiedliwić nieobecność, np]: Nie mogłem uczestniczyć podczas zajęć w dniu [podaj datę] z powodu choroby. Czy istnieje możliwość ich nadrobienia bądź usprawiedliwienia nieobecności? W załączniku dołączam skan zwolnienia lekarskiego/odpisu lekarskiego.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
[Kierunek i rok]
Jak napisać e-mail do profesora po angielsku?
E-maile w języku angielskim różnią się od e-maili polskich jedynie językiem używanym w trakcie pisania. Muszą być napisane z szacunkiem i jasnym przekazem. Wiadomość powinna być poprawna gramatycznie oraz wzbogacona o zwroty grzecznościowe, na przykład „Dear Professor” lub samym zwrotem “Professor XYZ”, i zakończona na przykład słowami „Sincerely”, “Kind regards” oraz podpisem.
Jak napisać e-mail do profesora z zapytaniem?
Pracownicy akademiccy cenią sobie swój czas, więc wszelkie zapytania powinny być kierowane do nich z szacunkiem oraz zwięźle. Przed przesłaniem zapytania warto spróbować odnaleźć rozwiązanie problemu na własną rękę. Jeśli nie znajdziesz takiej opcji - określ tematykę pytania już w tytule maila do wykładowcy. To ułatwi mu odpowiedź, bądź pozwoli przekierować maila do kogoś, kto odpowie na pytanie.
Przykładowy mail do wykładowcy:
Temat: [Nazwa przedmiotu] - [kierunek studiów] - [Temat pytania]
Szanowny Panie Profesorze,
jestem studentem [rok oraz kierunek]. [Zadaj wykładowcy pytanie, np:] Podczas ostatniego wykładu padło stwierdzenie dotyczące XYZ.
[Poinformuj, że wyczerpałeś możliwości znalezienia odpowiedzi na swoje pytanie] Próbowałem na własną rękę znaleźć odpowiedź na nurtujące mnie pytanie. Niestety nie znalazłem zadowalającej. Czy mógłby pan wskazać mi o co chodzi lub podać dodatkową lekturę, w celu zagłębienia się w temacie?
Dziękuję za poświęcony czas i odpowiedź.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
[Kierunek i rok]
